नमस्ते दोस्तों, जैसे की पिछले पोस्ट में हमने जाना था कि ईमेल होता क्या हैं और जॉब में ईमेल कैसे लिखा जाता हैं | तो क्या आप भी HR को ईमेल लिखना चाहते हैं? क्या आप कंपनी में ज्वाइन, रिजाइन, छुटी, सैलरी बढ़ने के लिए या फिर किसी भी कारण से आप HR/मेनेजर को ई-मेल लिखना चाहते है? आज के समय में लगभग हर कार्य डिजिटल तरीके से और एक सही फॉर्मेट के अन्दर किया जाता हैं| जैसे स्कूल में विद्यार्थी अपनी शिकायत या आवश्यकता के अनुसार पत्र लिखते हैं, उसी तरह जब हम कंपनी में ईमेल करते हैं तो उसका भी एक अलग फॉर्मेट होता है। इस फॉर्मेट की सही जानकारी होना बहुत ज़रूरी है, क्योंकि एक अच्छा फॉर्मेट आपके काम को जल्दी और प्रभावी तरीके से पूरा होने में मदद करता हैं |
जैसे की आपको पता ही होगा की HR को ईमेल या फिर कंपनी को ईमेल हम कब लिखते हैं | HR को ईमेल अलग-अलग कारणों से लिखा जा सकता है जैसे :
- नौकरी आवेदन करने के लिए
- नौकरी से छोड़ने के लिए
- सैलरी बढ़ाने के लिए एप्लीकेशन
- किसी कारणवश छुट्टी के लिए
- किसी समस्या या शिकायत दर्ज करने के लिए
HR (Human Resource Department) कंपनी में कर्मचारियों और मैनेजमेंट के बीच सेतु(पुल) की तरह काम करता है। इसलिए जब भी कोई समस्या या शिकायत दर्ज करना प्रशासनिक या जॉब से जुड़ी ज़रूरत होती है तो HR को ईमेल किया जाता है।
आज हम इस पोस्ट में जानेंगे की HR को ईमेल कैसे लिखें? कंपनी को ईमेल लिखने का सही फॉर्मेट क्या होता हैं, ईमेल लिखते समय किन किन बातो का ध्यान रखे और जरुरी जानकारी
कंपनी/HR को ईमेल कैसे लिखें?
HR कंपनी का सबसे महत्वपूर्ण पोस्ट होता हैं जिसकी जिम्मेदारी बहुत जरुरी होता हैं एक कंपनी को आगे की ओर जाने में जो कर्मचारियों की देखभाल करता है। HR का काम होता है नए लोगों को नौकरी पर रखना, जॉइनिंग की प्रक्रिया पूरी करना, सैलरी और छुट्टियों का हिसाब रखना, ज़रूरत पड़ने पर ट्रेनिंग देना और कंपनी के नियम सबको समझाना। अगर किसी कर्मचारी को कोई समस्या हो, तो HR ही उसकी मदद करता है। ,जो दोनों को जोड़कर सही तरह से काम करवाता है। लेकिन HR को ईमेल लिखने का एक सही फॉर्मेट होता हैं जो की इस प्रकार हैं:
विषय: [विषय (Subject) में कारण लिखें, जैसे – दो दिन की छुट्टी के लिए आवेदन]
प्रिय सर/मैडम,
सविनय निवेदन है कि मैं __________ [आपका नाम], _________ [आपका पद या विभाग], __________ [कंपनी का नाम] में कार्यरत हूँ। ____________ [यहाँ अपना कारण साफ-साफ लिखें, जैसे : मैं यह ईमेल इस बात की जानकारी देने के लिए लिख रहा/रही हूँ कि मुझे व्यक्तिगत कारणों से 10 और 11 अक्टूबर को कार्यालय आने में असमर्थता रहेगी। यानि जो भी कारण हो वो लिखें]
अतः आपसे अनुरोध है कि कृपया मुझे [यहाँ अपनी रिक्वेस्ट लिखें, जैसे – दो दिन की छुट्टी] प्रदान करने की कृपा करें।
आपका धन्यवाद,
सादर,
__________ [आपका पूरा नाम]
__________ [पद / विभाग]
__________ [कर्मचारी आईडी (अगर हो तो)]
__________ [मोबाइल नंबर]
कंपनी ज्वाइन करने के लिए ई-मेल कैसे लिखते हैं?
जब भी किसी कंपनी से जॉब ऑफर मिलता हैं तब हमें उस कंपनी को एक ईमेल के माध्यम से जानकारी देनी होती हैं की हमे आपका जॉब ऑफर मिल चूका हैं आदि | लेकिन ज्वाइन ईमेल कैसे लिखा जाता हैं उसकी पूरी जानकारी ना होने कारण बहुत बार कई लोगो के हाथो से एक अच्छी नौकरी चली जाती हैं तो इसी कारण से आपको सही फॉर्मेट पता होना चाहिए जो इस प्रकार से हैं:
विषय: जॉइनिंग की पुष्टि (Joining Confirmation)
प्रिय सर/मैडम,
सविनय निवेदन है कि मुझे आपके द्वारा XYZ कंपनी में Google Ad Expert के लिए ऑफर लेटर प्राप्त हुआ था। मैं यह ईमेल इस बात की पुष्टि करने के लिए लिख रहा हूँ कि मैं [यहाँ तारीख लिखें] को कंपनी में जॉइन करने के लिए तैयार हूँ।
मैं आपकी टीम का हिस्सा बनने के लिए उत्साहित हूँ और अपना सर्वश्रेष्ठ देने का प्रयास करूँगा।
आपका धन्यवाद।
सादर,
चंद्रभान सिंह
Google Ad Expert
8705XXXXXX
[ईमेल आईडी]
कंपनी को Email कैसे भेजें ?
अगर आप भी कंपनी/HR को मेसेज भेजना चाहते है कारण कुछ भी हो सकता है जैसे जॉब जोइनिंग ई-मेल, छुट्टी के लिए ईमेल, या किसी भी कारण से आप भेजना चाहते है तो आपको कुछ स्टेप्स को फॉलो करना है जो इस प्रकार है :
1. सबसे पहले आपको अपना Gmail App ओपन करना है या mail.google.com पर जाएँ
2. इसके बाद Compose पर क्लिक करना है
3. अब Subject में आपको वो कारण लिखना है जिस वजह से आप इस ईमेल को भेज रहे है जैसे : 2 दिन की छुट्टी चाहिए
4. To : यहाँ पर आपको अपने कंपनी का ईमेल लिखना है जिसमे आप यह ई-मेल भेजना चाहते है
5. नीचे बॉक्स में पूरा एप्लीकेशन लिखना है और सही फॉर्मेट में, सही फॉर्मेट क्या है अभी हम नीचे जानेंगे
6. इसके बाद Send पर क्लिक करके इस ईमेल को भेज देना है |
कंपनी को ईमेल कैसे लिखें सवाल और जवाब (FAQs)
हमेशा सीधा और छोटा लिखें, ताकि पढ़ने वाले को तुरंत समझ आ जाए
ऐसे तो कई सारे चीजो का ध्यान रखना पड़ता है लेकिन सबसे जरूरी भाग की बात करे तो वो Subject (विषय) होता है जिसे हमें छोटा और स्पष्ट लिखना होता है इसी से पता चलता है की आप ई-मेल की कारण से या किस लिए लिख रहे है |
उसी ईमेल को फॉरवर्ड (Follow-up) ईमेल भेजें।
ई-मेल का सबसे बड़ा लाभ ये है की हमें कभी कही भी जाने की जरुरत नहीं पड़ती ऑनलाइन माध्यम से आसानी से ईमेल के जरिए किसी तक भी अपनी बात या फाइल पंहुचा सकते है |
ईमेल के To : में आपको उनका ईमेल यानि वो ईमेल आईडी लिखनी होती है जिनको आप ये ईमेल भेजना चाहते है |